Verzameling beheren

Van schoenendoos tot digitale verzameling

Een postzegelverzameling die in de loop van vele jaren is opgebouwd, kan bestaan uit albums, stockboeken, dozen, insteekkaarten, mappen en losse aankopen. Daardoor wordt het soms lastig om te onthouden wat u bezit, waar het is opgeborgen en wat de verzameling ongeveer waard is.

Met deze praktische handleiding brengt u stap voor stap overzicht aan. U hoeft niet meteen iedere losse postzegel te beschrijven. Begin met een globale inventaris en werk daarna alleen de onderdelen verder uit die voor u belangrijk zijn.

Begin met overzicht, niet met losse postzegels

De grootste fout is om direct duizenden afzonderlijke postzegels te willen beschrijven. Daardoor wordt de klus al snel te groot en verdwijnt het plezier.

Begin liever met één regel per album, stockboek, doos of map. Zo krijgt u binnen korte tijd een eerste overzicht van uw volledige verzameling.

Het stappenplan

Stap 1 - Maak een eerste kavel aan

Nadat u een account heeft aangemaakt, maakt u een nieuw kavel aan. Hiermee legt u uw verzameling eerst als geheel vast.

Vul bijvoorbeeld de volgende gegevens in:

Land/Gebied/Categorie: Postzegels van Europa
Jaar van uitgifte: 1890 tot en met 2017
Titel: Verzameling Europa

Pas de overige velden aan op de manier die u het meest wenselijk vindt. U kunt bijvoorbeeld een omschrijving, cataloguswaarde, verkoopwaarde, status en vindplaats invullen.

Nadat u het kavel heeft opgeslagen, kunt u eventueel een of meerdere afbeeldingen toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan overzichtsfoto's van de albums, stockboeken, dozen of mappen die bij deze verzameling horen.

Stap 2 - Breng alle opslagplaatsen in kaart

Noteer eerst waar uw postzegelmateriaal zich bevindt. Denk aan een boekenkast, hobbykamer, bureaukast, zolder, berging of kluis.

Stap 3 - Tel albums, stockboeken, dozen en mappen

U hoeft de inhoud nog niet uitgebreid te bekijken. Maak eerst alleen een globale telling.

Stap 4 - Geef ieder onderdeel een vaste code

Gebruik een eenvoudig systeem dat ook later duidelijk blijft:

A001 - Album Nederland klassiek
A002 - Album Nederland modern
S001 - Stockboek Duitsland
D001 - Doos Wereld
M001 - Map veilingkavels

Stap 5 - Beschrijf de inhoud globaal

Noteer per onderdeel in enkele woorden wat erin zit. Bijvoorbeeld het land, de periode, het soort materiaal en de algemene kwaliteit.

Stap 6 - Noteer een geschatte verkoopwaarde

Probeer in deze eerste fase niet direct alle cataloguswaarden uit te zoeken. Een globale schatting is voldoende. U kunt deze waarde later altijd aanpassen.

Stap 7 - Kies wat u verder wilt uitwerken

Begin bijvoorbeeld met de belangrijkste landen, de kostbaarste albums of het materiaal dat u wilt ruilen of verkopen.

Stap 8 - Maak daarna afzonderlijke kavels

Zodra het globale overzicht klaar is, kunt u onderdelen stap voor stap verder beschrijven. U bepaalt zelf welke gegevens privé blijven en welke kavels u openbaar wilt aanbieden.

Stap 9 - Plaats de afzonderlijke kavels op de website

Log in en ga via het dashboard naar het onderdeel voor het toevoegen van een nieuw kavel. Vul de gegevens van het kavel in en voeg bij voorkeur één of meerdere duidelijke afbeeldingen toe.

Controleer daarna de titel, omschrijving, het land, het jaar, de waarde en de status. Een kavel met de status Beschikbaar wordt op de openbare website getoond en kan via de zoekfunctie worden gevonden.

U kunt een geplaatst kavel later altijd aanpassen, aanvullen of de status wijzigen naar Gereserveerd of Verkocht.

Stap 10 - Print een overzicht van uw verzameling

Ga via het dashboard naar Verzekeringsoverzicht en kies vervolgens Overzicht afdrukken.

Het overzicht bevat onder andere het aantal kavels, de totale cataloguswaarde, de totale verkoopwaarde en een verdeling per land of verzamelgebied.

U kunt het overzicht rechtstreeks vanuit uw browser afdrukken. Via de afdrukfunctie van uw browser kunt u het overzicht meestal ook als PDF-bestand opslaan.

Voorbeeld van een eerste inventaris

Met slechts vier regels heeft u al een bruikbaar begin. U weet wat u bezit, waar het zich bevindt en wat de geschatte gezamenlijke verkoopwaarde is.

Werk rustig en stap voor stap

Inventariseren is geen wedstrijd. Een verzameling die in tientallen jaren is opgebouwd, hoeft niet binnen enkele dagen te worden vastgelegd.

Werk steeds aan één album, stockboek of doos tegelijk. Zelfs een half uur per week zorgt na verloop van tijd voor een groot verschil.

Tip: U hoeft uw volledige verzameling niet in één keer in te voeren. Begin bijvoorbeeld met één land of één album. U kunt later altijd nieuwe kavels toevoegen of bestaande kavels wijzigen.

Waarvoor kunt u het overzicht gebruiken?

Een goede inventaris helpt bij:

- het terugvinden van postzegels en verzamelingen;
- het voorkomen van dubbele aankopen;
- het inschatten van de totale verkoopwaarde;
- het onderbouwen van een verzekering;
- het informeren van nabestaanden;
- het voorbereiden van ruil, verkoop of schenking.

Volgende stap

Maak eerst een algemeen kavel voor uw verzameling. Nummer daarna uw eerste album, stockboek of doos en noteer de globale inhoud. Werk vervolgens alleen de onderdelen verder uit die voor u belangrijk zijn.

Account aanvragen